การวิเคราะห์อัตรากำลัง

งานของที่ปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคล ที่สำคัญงานหนึ่งคือ การวิเคราะห์อัตรากำลัง ซึ่งได้แก่การพิจารณาเพื่อกำหนดว่า ในหน่วยงานต่าง ๆ ภายในองค์กรควรมีจำนวนพนักงานเท่าใด เพื่อใช้ในการเตรียมการวางแผนทรัพยากรบุคคล โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในส่วนของการบริหารสายอาชีพและการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง ซึ่งรวมตั้งแต่การแต่งตั้งโยกย้าย เลื่อนขั้น การจัดคนลงให้เหมาะกับงาน ไปจนถึงการอบรมพัฒนาพนักงานในระดับต่างๆ

​

อย่างไรก็ตาม การวิเคราะห์อัตรากำลัง ยังไม่ได้เป็นสิ่งที่ได้รับความนิยมมากมายนัก เมื่อเทียบกับงานบริหารบุคคลด้านอื่น ๆ เช่น การวิเคราะห์งาน การกำหนดและบริหารค่าตอบแทนเพื่อความเป็นธรรม ฯลฯ

เหตุผลเนื่องจากว่า อัตรากำลังอาจจะไม่ใช่สิ่งที่จะสามารถคำนวณได้จากการแทนค่าสูตรที่ที่ปรึกษากำหนดไว้ให้ แต่มักจะต้องคำนึงถึงวัฒนธรรมองค์กร ระบบสังคมในองค์กร และความเด็ดขาดของผู้นำองค์กรในขณะนั้นเป็นสำคัญ ซึ่งหมายความว่า ยิ่งองค์กรยิ่งมีอายุมากขึ้นเท่าไร การวิเคราะห์อัตรากำลังก็ยิ่งไม่ได้รับความนิยมมากขึ้นเท่านั้น

​

ยกตัวอย่างใกล้ตัวที่สุดได้แก่ ระบบราชการ ซึ่งเท่าที่ผมรู้ยังไม่เคยมีการวิเคราะห์อัตรากำลังอย่างเป็นทางการ ถึงแม้จะมีการว่าจ้างที่ปรึกษาเพื่อการวิเคราะห์งาน จำแนกตำแหน่ง ฯลฯ ท่ามกลางสมมุติฐานของผู้นำความคิดในสังคมไทยหลายท่าน เกี่ยวกับความด้อยประสิทธิภาพของระบบเมื่อเทียบกับจำนวนคนที่มีอยู่

​

เราไม่สามารถสรุปได้เลยว่า หน่วยงานราชการหน่วยใดควรมีจำนวนคนเท่าใด แต่เราควรให้ความสำคัญกับความไม่สมดุลของการกระจายคนในระบบ ซึ่งในบางหน่วยงานที่สำคัญ ๆ อาจมีงานล้นมือ ในขณะที่หน่วยงานอีกหลายหน่วยอาจไม่ค่อยมีงานเข้ามา

​

ในการวิเคราะห์อัตรากำลังนั้น เราจะต้องรู้ถึงแผนการดำเนินธุรกิจของทุกหน่วยงานในองค์กรในช่วง 3-5 ปีข้างหน้า ว่าต้องการจะได้อะไรจากงานที่ได้จำแนกไว้ และแต่ละงานจะต้องมีกิจกรรมอะไรบ้างเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ หลังจากนั้นก็จะต้องพยายามหาสูตรหรือวิธีการ ที่จะมาใช้ในการคำนวณอัตรากำลังของแต่ละงาน ตามข้อสันนิษฐานที่เรากำหนด

​

การวิเคราะห์อัตรากำลัง ยังทำได้จากการเปรียบเทียบกับอัตรากำลังขององค์กรอื่นที่มีการทำงานใกล้เคียงกัน ซึ่งเราจำเป็นต้องวิเคราะห์งานต่างๆ ที่จะนำมาเปรียบเทียบกัน อย่างละเอียด ซึ่งในบางครั้ง อาจยากที่จะสามารถเปรียบเทียบกันได้ เนื่องจากไม่สามารถหาข้อมูลเกี่ยวกับงานขององค์กรอื่น ได้เพียงพอ

​

อย่างไรก็ตาม ถึงแม้ว่าเราจะสามารถกำหนดอัตรากำลังได้อย่างเหมาะสมด้วยวิธีการอย่างใดอย่างหนึ่ง แต่จากประสบการณ์ของเราแล้ว เรามักจะต้องออกแรงเพิ่มเติม เพื่ออธิบายให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้เข้าใจและยอมรับในอัตรากำลัง ซึ่งในบางกรณี อาจจะไม่สามารถได้รับฉันทามติ ก่อให้เกิดความขัดแย้งขึ้นมาได้

​

ถึงแม้ว่าการวิเคราะห์อัตรากำลัง ยังเป็นกิจกรรมที่ไม่ได้รับความนิยมก็ตาม แต่เราเล็งเห็นว่า ผู้บริหารทรัพยากรบุคคลสมัยใหม่ จำเป็นต้องรู้วิธีการวิเคราะห์ และ มี Competency เพียงพอที่จะสามารถทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยอมรับ และดำเนินการปรับเปลี่ยนตามผลของการวิเคราะห์นั้น